QVT : 4 astuces pour mieux gérer votre temps au bureau

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Le sentiment d’être toujours débordé, l’impression de courir sans cesse, et de ne jamais en faire assez… Votre place dans l’entreprise vous oblige aujourd’hui à gérer vos propres tâches, vos équipes… Et surtout, votre temps. Pour retrouver un peu de sérénité au travail, J’Aime le Lundi vous propose aujourd’hui quelques astuces simples, pour stopper votre course folle contre le temps.

Fixez-vous des priorités

Etablissez vos priorités. Plusieurs logiciels, comme Outlook, permettent de réaliser des listes de tâches à accomplir. Une fois une tâche réalisée, ne l’effacez pas de votre liste, mais barrez-la : il est toujours gratifiant de voir que son travail avance.

Pour être la plus efficace possible, la liste des tâches à accomplir ne doit pas être un simple “pense-bête”, mais un véritable outil de management.

Utilisez la méthode A-B-C-D-E, qui vous permettra de hiérarchiser le travail à accomplir. Le principe est simple : listez tout ce que vous avez à faire, puis, attribuez une lettre à chacune des tâches : A, B, C, D, ou E, auxquelles correspondent une attribution :

A : Les tâches que vous devez absolument faire

B : Les tâches importantes, mais qui n’engendrent pas de conséquences importantes si elles ne sont pas faîtes.

C : Tâches à effectuer sans urgence

D : Tâches qui peuvent être déléguées (voir ci-dessous)

E : Tâches qui n’ont aucune valeur ajoutée. Elles dévorent votre temps, et ne rapportent rien. Tentez de les bannir.

Apprenez à déléguer

Sans doute ce qu’il y a de moins simple à faire, mais, en tant que manager, c’est là l’une de vos principales attributions. Déléguer certaines de vos tâches vous fera gagner un temps précieux, à condition que cela soit fait de manière efficace. Commencez par analyser la tâche à déléguer, évaluez les compétences requises, et les responsabilités que cela implique. En fonction de cela, ciblez les personnes de votre équipe qui pourraient être à la fois motivées par la tâche, et compétentes dans son accomplissement.

Au besoin, réalisez un contrat de délégation. En tout état de cause, il est indispensable de définir avec votre collaborateur le périmètre de cette délégation -son objet précis-, ainsi que le degré d’autonomie dont il bénéficiera, les moyens que vous mettrez à sa disposition pour effectuer sa tâche, et, enfin, le mode d’accompagnement et les points de contrôle.

Repérez vos cycles d’efficacité

Le temps ne doit pas nécessairement être perçu comme une donnée objective. Au contraire, pour l’optimiser, il est important de prendre en compte, non seulement les tâches que vous avez à accomplir, mais également la manière dont vous vous les appropriez. Vous avez systématiquement un coup de fatigue en début d’après-midi ? Alors ne planifiez dans ce créneau que des tâches légères, qui demandent moins de concentration, voire-même, celles que vous préférez.

A l’inverse, réservez vos périodes d’efficacité aux tâches qui demandent le plus de rigueur et qui vous plaisent le moins. Apprenez à vous connaître, à repérer ces cycles. Faites le test sur une semaine : découpez votre agenda en créneaux horaires de deux heures, et évaluez votre productivité dans chacun de ces créneaux.

Une seule tâche à la fois, en temps et en heure

Evitez de faire plusieurs choses à la fois, et de travailler dans l’urgence, même si vous avez l’impression que c’est comme ça que vous travaillez le mieux : votre travail sera inévitablement moins bien fait que si vous le planifiez correctement. Stop également à la procrastination : vous aviez prévu de traiter ce dossier aujourd’hui, alors traitez-le, pour éviter de prendre du retard. Limitez enfin vos distractions sur votre lieu de travail, pour abolir les moments d’inertie qui vous font perdre du temps.

En management, l’organisation est la clé de la réussite. Ne perdez jamais de vue que la gestion de votre temps vous permettra de gagner en efficacité et en productivité, et aussi en sérénité.

Source image à la Une : Pixabay

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