Améliorez la QVT de vos collaborateurs avec la technique des 5S !

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La méthode des 5S nous vient du Japon, et a notamment fait ses preuves dans le système de production mis en place dans les usines Toyota. Elaborée pour les ateliers, elle pourrait très bien se transposer dans votre service ou votre bureau. 5S, 5 opérations pour assurer de manière précise et constante le rangement et la propreté du lieu de travail. Zoom sur une technique qui vise à optimiser les conditions de travail favorables au développement de la QVT.

5S pour…

- Seiri : supprimer l’inutile

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Il s’agit d’alléger l’espace de travail. En application, on commence par jeter ou recycler tout ce qui n’a pas servi depuis un an. Tout ce qui est utile sera ensuite rangé en fonction de sa fréquence d’utilisation (ce qui sert moins d’une fois par mois doit être remisé à l’écart, ce qui sert moins d’une fois par semaine trouvera sa place par exemple dans l’armoire de la pièce, ce qui sert moins d’une fois par jour dans le tiroir du bureau, etc.).

- Seiton : situer les choses

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Le poste de travail doit être organisé de façon rationnelle : en fonction de la fréquence d’utilisation mentionnée ci-dessus, mais également du poids des objets, de leur facilité à être manœuvrés… Typiquement, le trieur qui contient les archives des 3 dernières années pourra être déposé un peu à l’écart, mais sur un support qui permet de le consulter sans avoir à le transporter.

- Seiso : (faire) scintiller

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Cette opération comprend tout ce qui concerne l’entretien. Pour un fonctionnement durable des machines, et un confort de l’employé. Nettoyer son bureau pour éviter les taches sur les dossiers, dépoussiérer son ordinateur (à l’intérieur comme à l’extérieur…)

- Seiketsu

: standardiser les règles. Tout le monde doit faire la même chose, et s’y tenir rigoureusement. L’objectif de cette opération est de faire en sorte qu’une personne puisse travailler dans le bureau d’un autre, et s’y retrouver sans perdre de temps à chercher un document, ou un appareil…

- Shitsuke

: suivre et progresser.
La propreté et le rangement ne doivent pas être considérés comme des tâches ponctuelles, mais comme une organisation qui doit être respectée continuellement. L’auto-contrôle est donc indispensable, par exemple, en accordant 5 minutes de son temps avant de quitter le bureau, pour vérifier que tout a bien été remis à sa place dans le courant de la journée.

Une action sur la QVT

En se focalisant de manière rigoureuse sur la propreté et le rangement, l’organisation du travail basée sur les 5S permettrait bien-sûr d’éviter le désordre, la perte de temps, de documents ou de matériel. Mais on pense également à la réduction des risques d’accidents du travail, à l’amélioration du moral du personnel (il est plus agréable de travailler dans un espace ordonné), à la diminution des dépenses inutiles d’énergie, et enfin à l’auto-satisfaction des employés pour les efforts fournis dans l’application de la méthode.

En résumé, la méthode des 5S pourrait avoir des retombées tout à fait positives sur la QVT de vos collaborateurs, et également, sur la productivité de votre service. A noter cependant que pour obtenir de bons résultats, elle devra être appliquée avec une rigueur des plus strictes.

Source image à la Une : Flickr/KimLove

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